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制度建设

九三学社甘肃省委员会机关档案管理及保密制度

来源:  九三学社甘肃省委员会   作者:  管理员   时间:  2013-12-05 15:54  点击:  
    为加强档案科学管理,结合社省委具体情况,制定本制度。
    (一)机关档案实行集中统一管理,保管期限分为永久、长期(30年)、短期(10年)三种。
    (二)具有保存价值的文件、材料、录音、录像、光盘、照片、底片、磁带、磁盘、图表、实物等载体形式均属归档范围。
    (三)属于归档范围内的档案资料,各部室要严格按时限要求完成归档工作,经处室负责人签字核准后,向档案室移交。档案室对各部室不完整的归档档案应予以退回重整,确保档案资料的完整性。
    (四)档案管理人员要认真做好档案的登记、统计、整理、立卷、分类和排列工作,做到帐、卷、卡一致。档案管理要达到登记清楚、立卷规范、分类明确、排列整齐的标准,按时向省档案馆移交进馆档案。
    (五)认真做好档案库房的防水、防盗、防火、防鼠、防光、防电、防潮、防虫、防尘、防高温等工作。严禁在档案室会客、闲谈、吸烟以及存放易燃、易爆等危险品。按时查看档案库房,发现问题及时处理,保证档案资料绝对安全。
    (六)需要销毁的档案资料,必须认真执行档案鉴定销毁有关规定,并逐一登记造册,经主委办公会议研究同意后,由档案室统一销毁。
    (七)用于档案管理的微机不得上互联网,做到专机专用,专盘专用。不得将用于档案管理的微机、磁盘交由非档案管理人员使用和进行其他业务处理。
    (八)档案室保存的档案主要供各部室和上级主管机关使用,无关人员不准随意翻阅档案资料。
    (九)借阅档案要按照登记、签字和归还的手续,严格执行保密规定。借阅案卷务必保持完好整洁,不得随意折叠和在档案上涂抹、画杠、修改、撕页等。档案室每月清理一次档案,及时催还借阅档案。
    (十)机关工作人员查阅一般业务性档案,可直接到档案室联系查阅;查阅与本部室业务相关的文件,须由本部室负责人批准,并报档案室备案后方可查阅;查阅省级以上密件,须先办理查阅登记手续,经办公室负责人或专职副主委批准后方可查阅。
    (十一)查阅档案一般应在档案室内进行,不准私自将档案带出档案室,确因工作需要,须经办公室负责人或专职副主委批准,并办理借阅登记手续后方可借出使用,但时限不得超过五天。外单位一律不能借出原件。
    (十二)凡借出或查阅的档案资料,须有专人负责,妥善管理,杜绝失泄密事件发生。